Що таке тайм-менеджмент?

Що таке тайм-менеджмент

Чи задумувались ви колись над тим, чому хтось може працювати 4-5 годин в день і отримувати з цього максимальну віддачу, а комусь і 8 годин не вистачає на виконання базових завдань?

Справа не в тривалості робочого дня, ступені напруги або умовах праці. Головне питання полягає в умінні організувати власний час так, щоб встигати більше, отримуючи з цього максимум віддачі і залишаючи достатню кількість вільного часу. Говорячи мовою сучасних термінів, все вирішує тайм-менеджмент — управління власним часом, використання свого життя з максимальною ефективністю. І мова йде не тільки про робочий час, а й про справи, що стосуються інших сфер вашого життя.

У цій статті ми розберемо основи побудови особистого тайм-менеджменту, розповівши про його базові складові та правила роботи. Влаштовуйтеся зручніше — на вас чекає занурення в дивовижне мистецтво управління власним життям.

Для чого він потрібен

Два тисячоліття тому один давньоримський філософ, розмірковуючи над питанням «Як оцінити ефективність своїх прожитих років?», заклав основи відомого нам тайм-менеджменту. Це був Сенека зі своєю знаменитою ідеєю ділити прожитий час на поганий і хороший (нашою мовою — на витрачений в нікуди і ефективно використаний). Разом з цим, на його думку, варто було б вести облік годин, що минули, і мінімум раз на рік підбивати підсумки прожитого життєвого періоду. Думки філософа, здавалося б, хороші, але забулися майже на 19 століть. І тільки в 19 ст. епоха індустріалізації з новою силою відчула нестачу системи для контролю часу, який був витрачений на роботу. Головним чином, це питання торкнулося власників великих компаній і мануфактур, яким необхідно було відстежувати час і ефективність роботи співробітників. В цей же період з’явилася нова ідея — принцип «80/20», який висунув Вільфредо Парето. Якщо цей принцип вам не знайомий, ось у чому коротка суть: 20% ефективних дій приносять 80% результату, і навпаки, 80% малоефективних зусиль дають тільки 20% результату.

Що ж являє собою тайм-менеджмент в наш час? Це система дій, мета якої — правильне планування завдань з грамотним розподілом часу на виконання кожної. Головна мета тайм-менеджменту — робити якомога більше, мінімізувавши часові витрати та знизивши рівень стресу людини.

Тобто, тайм-менеджмент — це не тільки модне слово з кола управлінців, яким вони описують умови досягнення свого успіху. Також це далеко не секретна технологія і не панацея від марного витрачання часу. Тайм-менеджмент, як система — це ефективний інструмент, який може допомогти кожній працюючій людині зробити час її роботи максимально ефективним, залишивши сили і вільні години на відпочинок і заняття хобі.

Ідея ефективного тайм-менеджменту настільки захоплює багатьох сучасних людей, що в світі навіть почали створювати кафедри тайм-менеджменту при університетах. Про велику кількість книг, вебінарів, курсів і посібників можна навіть не говорити. Порад на рахунок того, як управляти своїм часом за допомогою тайм-менеджменту настільки багато, що здається у людини не залишилося жодного шансу на прокрастинацію. Варто лише навчитися впроваджувати це все у власне життя. Заінтригували? Давайте разом з’ясуємо, як це можливо.

Тайм-менеджмент як система: на чому будується і як працює технологія управління власним часом

Кожна система має свої ключові блоки і правила роботи. Тайм-менеджмент, як практика управління власним часом, також має базові складові, які повинні працювати в комплексному вигляді. Такими є:

• планування і постановка цілей;
• розстановка пріоритетів і дедлайнів по кожній задачі;
• аналіз витрат часових ресурсів;
• складання списків;
• самоорганізація і делегування;
• виключення зайвих завдань.

Практика показує, що дана система працює не тільки в сфері бізнесу або для підвищення особистої ефективності, а й показує відмінні результати в побуті.

А тепер «пройдемося» по базовим правилам тайм-менеджменту, які описують раніше зазначені його складові. Найкраще брати такі правила з порад людей, які у всьому світі вважаються «гуру» майстерності керування своїм часом. Наприклад, нас зацікавив Брайан Трейсі — експерт з особистої ефективності, не раз вже виступав по всьому світові з лекціями, присвяченими особистому тайм-менеджменту і мистецтву управління власним життям. Ось які найважливіші правила тайм-менеджменту він називає:

Вибирайте найцінніше

Оскільки час — ресурс, який ми ніяк не можемо збільшити, витрачати його необхідно лише на найцінніші і значущі речі. Визначити їх можна, розділивши весь список майбутніх справ на 4 категорії:

1) важливі і термінові — це справи, які вимагають максимально швидкого завершення будь-якою ціною, адже вони тягнуть за собою величезні наслідки для майбутнього;

2) важливі, але не термінові — категорія справ, які переважно орієнтовані на віддачу в майбутньому. Наприклад, заняття спортом, час з близькими, хобі та навчання;

3) термінові, але не важливі — це категорія усіляких життєвих «факапів»: десь щось зламалося або розбилося — потрібно полагодити, хтось щось не так зрозумів — потрібно пояснити ще раз. Тобто, це справи, які потрібно вирішити зараз, тому що так буде краще, але великої значимості для життя вони не несуть;

4) не важливі і нетермінові — справи, які взагалі не мають значення, але іноді на них хочеться витратити час. До таких належать плітки з друзями, серфінг в інтернеті, перегляд серіалів.

У підсумку головна порада: зосередьте максимум уваги на категорії «важливі, але нетермінові» і тоді перша категорія буде з’являтися вкрай рідко. Очевидно, що від четвертої категорії (не важливе і не термінове) краще зовсім відмовитися — це просто «пожирач часу».

Думайте і дійте правильно

Чули про такий закон Всесвіту, що якщо сильно чогось хотіти і вести себе так, ніби це вже збулося, то все обов’язково реалізується? Ось і з тайм-менеджментом така ж ситуація: думайте і ведіть себе так, ніби ви вже освоїли це мистецтво. Тобто, сприймайте і позиціонуйте себе як ефективну і пунктуальну людину, беріть приклад з таких. Трейсі радить один цікавий прийом: уявіть, що кожен момент вашого життя знімається на камеру. Вам потрібно поводитися і діяти так, ніби від кожної хвилини залежить, чи отримаєте ви роботу мрії або доб’єтеся успіху в особистісному плані.

Ставте собі правильні цілі

Дуже важливо влаштувати собі певний мозковий і душевний штурм, і чесно дати відповідь на питання «Чого ти хочеш досягти в житті?». Так вийде сформувати найбільш важливі для себе цілі, серед яких визначаться завдання з найвищим пріоритетом. Заведіть собі звичку робити важливі справи вранці. Мовою тайм-менеджменту це називається «поїдання жаб».

Те ж саме стосується важливих зустрічей. Час перед ними зазвичай наповнений тривогою і гнітючими думками. Результативніше і спокійніше для вас буде призначати такі зустрічі на ранок. Як то кажуть, «відстрілялися» і можна далі працювати.

Відмовтеся від мультизадачності

Одночасне заняття кількома справами рідко увінчується успіхом. Наприклад, вам може здаватися, що листування в Телеграмі ніяк не заважає одночасній роботі над проектом. Насправді — це згубне заняття. Мозок не працює в паралельному режимі, він постійно перемикається між завданнями і в кінці дня залишається просто виснаженим. Краще рішення — займатися тільки однією справою, не відволікаючись на дрібниці.

Плануйте все, абсолютно все

Планування — основа тайм-менеджменту, а кращий інструмент — списки справ. Спробуйте самі: напишіть від руки список завдань на день, починайте з найскладнішого, кожне виконане викреслюйте зі списку. У підсумку ви будете почувати себе набагато легше, а ваша ефективність зросте мінімум на 30%. Якщо якісь завдання здаються вам занадто великими і нездійсненними, розподіліть їх на дрібні і поступові кроки. Ви здивуєтеся, але так будь-яке завдання реально здійсненне.

І останній принцип — викидайте сміття з вашого життя. Це означає відмовитися від речей, людей і занять, які бездумно пожирають ваш час. Замість порожніх пліток з колегами під час перерви краще випийте чашку чаю і відпочиньте в спокої. До речі, своєчасний і регулярний відпочинок — це також важлива частина тайм-менеджменту. Це не трата часу, а інвестиції у власну працездатність. Працювати на знос — шкідливо і малоефективно, регулярні перерви і здоровий сон — запорука вашої ефективності.